Die Saison für Lagerbestückung und Werbeaktionen im vierten Quartal steht vor der Tür, und für Verkäufer, die Dutzende von Shops betreiben, lastet der Druck ebenso sehr auf dem Backoffice wie auf dem Shop-Frontend. Die Bestellungen steigen sprunghaft an, Streitfälle häufen sich und Guthaben liegen gleichzeitig in mehreren Währungen vor. Beim Zahlungsmanagement für mehrere Shops dreht sich alles um zwei Fragen: Welchen Streitfall sollten Sie zuerst bearbeiten, und wo befindet sich Ihr Geld gerade? Dieser Leitfaden erläutert, wie Shoplazza Payments bei beidem hilft – durch eine nach Dringlichkeit gestaffelte Streitfall-Einstufung, frühzeitige Rückbuchungsprävention und eine separate Karte für jede Währung.
Die Hochsaison sorgt für ein höheres Bestellvolumen im Online-Shop, bringt aber auch zusätzlichen Arbeitsaufwand im Hintergrund mit sich. Finanz- und Risikoteams stoßen dabei meist zuerst auf zwei Probleme.
In der Hochsaison wirken sich die Bearbeitungszeiten im Backend und die Reaktionsgeschwindigkeit bei Risiken direkt darauf aus, wie stabil ein Unternehmen mit mehreren Shops bleibt. Shoplazza Payments bietet zentralisierte Tools für Geldflüsse und Streitfälle über alle Shops hinweg, sodass Finanz- und Risikoteams Geldflüsse abrechnen und Risiken mit weniger manuellem Aufwand bewältigen können.
Wenn eine große Anzahl offener Streitfälle in einer Liste vorliegt, besteht die erste Herausforderung darin, zu entscheiden, welcher Fall zuerst bearbeitet werden soll. Shoplazza Payments erweitert das Streitfallmanagement um Statusgruppierungen und eine Einstufung nach Dringlichkeit.
In einer Multi-Store-Umgebung enthält die Streitfallliste oft eine große Anzahl ausstehender Bestellungen. Mitarbeiter aus den Bereichen Risiko und Betrieb müssen dann die Fälligkeitstermine manuell überprüfen, wobei leicht einer übersehen werden kann. Die Einstufung ersetzt diese manuelle Überprüfung durch drei Funktionen:
Triage hilft bei bereits bestehenden Streitfällen. Der nächste Schritt besteht darin, früher zu handeln, solange eine Benachrichtigung noch offen ist und eine Rückerstattung noch eine formelle Rückbuchung verhindern kann.
Nach Eingang einer Benachrichtigung können Verkäufer ohne genaue Frist den besten Zeitpunkt für eine Rückerstattung verpassen. Die Benachrichtigung wird dann zu einer formellen Rückbuchung, die den Verkaufsbetrag zuzüglich zusätzlicher Bearbeitungskosten kostet. Shoplazza Payments platziert Benachrichtigungen und Countdown-Informationen ganz oben in der Streitfallliste, sodass Sie eingreifen können, bevor es zu einer Rückbuchung kommt.
Countdowns und alarmgesteuerte Eingriffe verlagern die Rückbuchungsbearbeitung von einer nachträglichen Überprüfung hin zu frühzeitigen Maßnahmen. Für Verkäufer mit mehreren Shops senkt dies das Risiko von Gebühren und Umsatzausfällen aufgrund versäumter Fristen und beschleunigt die Risikobearbeitung in der Hochsaison.
Streitfälle machen die Hälfte des Backoffice-Arbeitsaufwands aus. Die andere Hälfte besteht darin, zu wissen, wie viel Geld in welcher Währung und in welchem Shop vorliegt – insbesondere zum Monatsende.
Verkäufer, die auf mehreren Websites tätig sind, halten häufig Guthaben in USD, EUR, GBP und anderen Währungskonten. In der Vergangenheit mussten Finanzmitarbeiter zwischen Konten und Seiten hin- und herwechseln, um jede Währung manuell zu überprüfen, und die Abrechnung sowie der Abgleich am Monatsende waren sehr aufwendig. Shoplazza Payments bietet nun einen übersichtlicheren Überblick über die Guthaben, sodass jeder Betrag nachverfolgt werden kann.
Für Verkäufer, die eine Shop-Matrix betreiben, hängt der Wettbewerb mittlerweile von mehr als nur Traffic und Bestsellern ab. Genauso wichtig ist, wie effizient Geld fließt und wie schnell auf Risikowarnungen reagiert wird.
Shoplazza Payments verwandelt eine Fülle passiver Daten mithilfe seiner Funktionen zur Mittel- und Streitfallverwaltung in eine strukturierte Übersicht. Die Mittel werden übersichtlich dargestellt, und Streitfälle werden nach Priorität geprüft. Dies verschafft Verkäufern einen effizienteren Überblick über ihr Geschäft und unterstützt eine stetige Expansion. Das Ziel ist einfach: Das System übernimmt die Sortierung, während die Verkäufer ein klares Gefühl der Kontrolle behalten. Shoplazza Payments wird auch weiterhin mit grenzüberschreitenden Händlern zusammenarbeiten, während deren Multi-Store-Geschäfte wachsen.
Das hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist. Wenn Ihre Shops unterschiedliche Märkte bedienen oder unter verschiedenen juristischen Personen betrieben werden, erleichtert die Eröffnung von Konten pro juristischer Person in der Regel die Einhaltung von Vorschriften, den Abgleich und die steuerliche Abwicklung. Wenn mehrere Shops zu einer Rechtsform gehören, können Sie diese über ein einziges Shoplazza Payments-Konto verwalten. Die Mittelübersicht zeigt die Salden nach Währung und nach Shop an, sodass für den Monatsabschluss kein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen erforderlich ist.
Ja. In der Regel erscheint ein Benachrichtigungsfenster, bevor eine Rückbuchung erstellt wird, und entscheidend ist, innerhalb dieses Zeitfensters eine Rückerstattung vorzunehmen. Shoplazza Payments integriert „Verifi RDR“ von Visa und „Ethoca“ von Mastercard. Mit „Verifi RDR“ können Händler Regeln voreinstellen, sodass berechtigte Streitfälle automatisch erstattet werden, und „Ethoca“ sendet Echtzeit-Benachrichtigungen, sodass Sie entscheiden können, ob Sie eingreifen möchten, bevor ein Streitfall eingereicht wird. Zusammen tragen sie dazu bei, viele Rückbuchungsrisiken zu vermeiden, bevor sie entstehen.
Der wichtigste Ansatz besteht darin, Zahlungen nach Möglichkeit in der Originalwährung einzunehmen und abzurechnen, damit die Gelder nicht mehrere Umrechnungen durchlaufen, die zu Wechselkursverlusten führen. Shoplazza Payments unterstützt die getrennte Kontoführung für wichtige Währungen wie USD, EUR und GBP. Der Kontostand, die in Bearbeitung befindlichen Beträge und das verfügbare Guthaben jeder Währung werden auf der Übersichtsseite separat angezeigt. Die Finanzabteilung kann dann anhand der aktuellen Wechselkurse entscheiden, wann eine Umrechnung erfolgen soll, anstatt darauf zu warten, dass das System alles automatisch umrechnet.
Priorisierung ist der Schlüssel. Bei einem kleinen Team besteht das größte Risiko darin, nicht zu wissen, welchen Fall man zuerst bearbeiten soll, sodass ein dringender Fall in den Routinefällen untergeht und seine Frist verstreicht. Die Streitfall-Liste von Shoplazza Payments markiert Fälle je nach verbleibender Zeit rot oder orange und stellt die dringendsten standardmäßig ganz oben an. Sie können auch nach Stufen wie „Fällig innerhalb von 1 Tag“ und „Fällig innerhalb von 3 Tagen“ filtern. Selbst ein Team aus ein oder zwei Personen kann so die Fälle finden, die noch heute bearbeitet werden müssen, wobei das System die Einstufung übernimmt, anstatt dass eine manuelle Überprüfung erforderlich ist.
Die Anforderungen an das einziehende Unternehmen, die Geldströme und die Datenkonformität unterscheiden sich je nach Markt. In der EU, im Vereinigten Königreich und in den USA gelten in der Regel strengere lokale Anforderungen an Zahlungsdaten. Es ist sinnvoll, bei der Kontoeröffnung eine Rechtsform zu wählen, die zu Ihrem Zielmarkt passt. Shoplazza Payments unterstützt die Kontoeröffnung für Unternehmen in Hongkong (China), den USA, Kanada, dem Vereinigten Königreich, Frankreich und anderen Ländern und Regionen. Sprechen Sie bezüglich der genauen Compliance-Einrichtung mit einem persönlichen Berater, der Ihre tatsächliche Geschäftstätigkeit berücksichtigt, damit eine ungeeignete Wahl der Rechtsform Ihren Zahlungseingang nicht unterbricht.