La temporada de reposición de existencias y promociones del cuarto trimestre está a la vuelta de la esquina, y para los vendedores que gestionan docenas de tiendas, la presión recae tanto en la administración como en la tienda. Los pedidos se disparan, las disputas se acumulan y los saldos se acumulan en varias divisas a la vez. La gestión de pagos en tiendas múltiples se reduce a dos preguntas: ¿qué disputa debes resolver primero y dónde está tu dinero en este momento? Esta guía explica cómo Shoplazza Payments te ayuda con ambas cuestiones, mediante la clasificación de disputas según su urgencia, la prevención temprana de devoluciones y una tarjeta independiente para cada divisa.
La temporada alta aumenta el volumen de pedidos en la tienda, pero también supone más trabajo entre bastidores. Los equipos de finanzas y de gestión de riesgos suelen encontrarse primero con dos problemas.
En temporada alta, la rapidez de tramitación administrativa y de respuesta ante riesgos afecta directamente a la estabilidad de un negocio con varias tiendas. Shoplazza Payments ofrece herramientas centralizadas para gestionar los fondos y las disputas en todas las tiendas, de modo que los equipos de finanzas y de gestión de riesgos puedan contabilizar los fondos y gestionar los riesgos con menos trabajo manual.
Cuando hay un gran número de disputas pendientes en una sola lista, el primer reto es decidir cuál abordar primero. Shoplazza Payments incorpora la agrupación por estado y la clasificación por urgencia a la gestión de disputas.
En una configuración con varias tiendas, la lista de disputas suele contener un gran número de pedidos pendientes. El personal de riesgos y operaciones acaba comprobando las fechas de vencimiento a mano, y es fácil pasar por alto alguna. La clasificación sustituye esa comprobación manual con tres funciones:
Triage ayuda con las disputas ya existentes. El siguiente paso es actuar antes, mientras la alerta sigue abierta y un reembolso aún puede evitar una devolución formal.
Tras recibir una alerta, los vendedores que no dispongan de un plazo concreto pueden perder la mejor oportunidad para realizar el reembolso. La alerta se convierte entonces en una devolución formal, lo que supone el coste del importe de la venta más gastos de gestión adicionales. Shoplazza Payments coloca la información de la alerta y la cuenta atrás al principio de la lista de disputas, para que puedas intervenir antes de que se produzca una devolución.
Las cuentas atrás y la intervención basada en alertas hacen que la gestión de las devoluciones pase de una comprobación a posteriori a una actuación temprana. Para los vendedores con varias tiendas, esto reduce el riesgo de comisiones y de pérdidas por ventas no realizadas debido al incumplimiento de plazos, y agiliza la gestión de riesgos durante la temporada alta.
Las disputas suponen la mitad de la carga de trabajo administrativo. La otra mitad consiste en saber cuánto dinero hay en cada divisa y en cada tienda, especialmente a final de mes.
Los vendedores que operan en varios sitios web suelen tener fondos en cuentas en USD, EUR, GBP y otras divisas. Antes, el personal de finanzas tenía que cambiar de cuenta y de página para comprobar cada divisa manualmente, y el recuento y la conciliación a final de mes suponían un gran esfuerzo. Shoplazza Payments ofrece ahora una visión general más clara de los fondos, de modo que se puede rastrear cada importe.
Para los vendedores que gestionan una red de tiendas, la competencia ya no depende únicamente del tráfico y de los productos más vendidos. La eficiencia con la que se mueve el dinero y la rapidez con la que se responde a las alertas de riesgo son igual de importantes.
Shoplazza Payments convierte una gran cantidad de datos pasivos en una visión estructurada, gracias a sus funciones de gestión de fondos y disputas. Los fondos se presentan de forma estructurada y las disputas se revisan por orden de prioridad. Esto ofrece a los vendedores una visión más eficiente de su negocio y favorece una expansión constante. El objetivo es sencillo: dejar que el sistema se encargue de la clasificación y que los vendedores tengan una clara sensación de control. Shoplazza Payments seguirá colaborando con los comerciantes transfronterizos a medida que crezcan sus negocios con múltiples tiendas.
Depende de cómo esté estructurado tu negocio. Si tus tiendas atienden a mercados diferentes o operan bajo entidades empresariales distintas, abrir cuentas por entidad suele facilitar el cumplimiento normativo, la conciliación y la gestión fiscal. Si varias tiendas comparten una misma entidad, puedes gestionarlas bajo una única cuenta de Shoplazza Payments. El resumen de fondos muestra los saldos por divisa y por tienda, por lo que la conciliación de fin de mes no requiere cambiar de un sistema a otro.
Sí. Normalmente aparece una ventana de alerta antes de que se genere una devolución, y la clave está en realizar el reembolso dentro de ese plazo. Shoplazza Payments integra Verifi RDR de Visa y Ethoca de Mastercard. Verifi RDR permite a los comerciantes preconfigurar reglas para que las disputas que cumplan los requisitos se reembolsen automáticamente, y Ethoca envía alertas en tiempo real para que puedas valorar si intervenir antes de que se presente una disputa. Juntas, ayudan a evitar muchos riesgos de devolución antes de que se produzcan.
La estrategia principal consiste en cobrar y liquidar en la divisa original siempre que sea posible, de modo que los fondos no pasen por múltiples conversiones que generen pérdidas por el tipo de cambio. Shoplazza Payments admite la gestión de cuentas independientes para las principales divisas, como el USD, el EUR y la GBP. El saldo, los fondos en tránsito y el saldo disponible de cada divisa se muestran por separado en la página de resumen. De este modo, el departamento financiero puede decidir cuándo realizar la conversión en función de la evolución del tipo de cambio, en lugar de esperar a que el sistema lo haga todo automáticamente.
La clave está en establecer prioridades. Con un equipo pequeño, el mayor riesgo es no saber qué caso tratar primero, por lo que un caso urgente puede quedar sepultado entre los rutinarios y se pase su plazo. La lista de disputas de Shoplazza Payments marca los casos en rojo o naranja según el tiempo restante y, por defecto, coloca los más urgentes en la parte superior. También puedes filtrar por niveles, como «Vence en 1 día» y «Vence en 3 días». Incluso un equipo de una o dos personas puede identificar los casos que deben resolverse hoy mismo, ya que es el sistema el que se encarga de la clasificación en lugar de tener que hacerlo manualmente.
Los requisitos para la entidad cobradora, los flujos de fondos y el cumplimiento normativo en materia de datos varían según el mercado. La UE, el Reino Unido y EE. UU. suelen tener requisitos locales más estrictos en cuanto a los datos de pago. Es recomendable elegir una entidad empresarial que se adapte a tu mercado objetivo a la hora de abrir una cuenta. Shoplazza Payments admite la apertura de cuentas para entidades en Hong Kong (China), EE. UU., Canadá, el Reino Unido, Francia y otros países y regiones. Para la configuración exacta del cumplimiento normativo, consulta a un asesor especializado en función de tu negocio concreto, de modo que una elección inadecuada de la entidad no interrumpa tu proceso de cobro de pagos.