La temporada de reposición de existencias y promociones del cuarto trimestre está a la vuelta de la esquina, y para los vendedores que gestionan docenas de tiendas, la presión recae tanto en la administración como en la tienda. Los pedidos se disparan, las disputas se acumulan y los saldos se acumulan en varias divisas a la vez. La gestión de pagos en tiendas múltiples se reduce a dos preguntas: ¿qué disputa debes resolver primero y dónde está tu dinero en este momento? Esta guía explica cómo Shoplazza Payments te ayuda con ambas cuestiones, mediante la clasificación de disputas según su urgencia, la prevención temprana de devoluciones y una tarjeta independiente para cada divisa.
¿Por qué la temporada alta complica los pagos en varias tiendas?
La temporada alta aumenta el volumen de pedidos en la tienda, pero también supone más trabajo entre bastidores. Los equipos de finanzas y de gestión de riesgos suelen encontrarse primero con dos problemas.
- Es difícil tener una visión clara de los fondos. A medida que aumenta el número de tiendas, hay que comprobar uno a uno los saldos en las diferentes divisas. El recuento y la conciliación de fin de mes suponen un gran esfuerzo, ya que hay que reunir los datos de cada divisa por separado.
- Las disputas no tienen una prioridad clara. Las disputas por devoluciones de cada tienda se acumulan en una sola lista, sin un orden establecido ni recordatorios de plazos. El personal tiene dificultades para identificar los casos más urgentes, y no cumplir un plazo puede suponer perder la disputa por defecto, junto con el importe de la venta y las comisiones.
En temporada alta, la rapidez de tramitación administrativa y de respuesta ante riesgos afecta directamente a la estabilidad de un negocio con varias tiendas. Shoplazza Payments ofrece herramientas centralizadas para gestionar los fondos y las disputas en todas las tiendas, de modo que los equipos de finanzas y de gestión de riesgos puedan contabilizar los fondos y gestionar los riesgos con menos trabajo manual.
¿Cómo puedes clasificar las disputas por urgencia en todas tus tiendas de comercio electrónico?
Cuando hay un gran número de disputas pendientes en una sola lista, el primer reto es decidir cuál abordar primero. Shoplazza Payments incorpora la agrupación por estado y la clasificación por urgencia a la gestión de disputas.
En una configuración con varias tiendas, la lista de disputas suele contener un gran número de pedidos pendientes. El personal de riesgos y operaciones acaba comprobando las fechas de vencimiento a mano, y es fácil pasar por alto alguna. La clasificación sustituye esa comprobación manual con tres funciones:
- Etiquetas de urgencia en tres colores. Las disputas se marcan en rojo, naranja o gris en función del tiempo que queda para responder. Las disputas pendientes se ordenan de forma predeterminada con las más urgentes en la parte superior, de modo que el color indica la prioridad de un vistazo.
- Filtros por fecha de vencimiento. Se puede filtrar por «Vence en 1 día», «Vence en 3 días», «Vence en 7 días», «Vence en más de 7 días» y «Vencido». El personal de riesgos y operaciones puede seleccionar primero los casos que requieren una acción inmediata.
- Una vista para cada tienda. Puedes revisar y gestionar las disputas de todas las tiendas en una sola página. La lista pasa de ser un montón de datos a una que se ordena automáticamente por estado y urgencia.
¿Cómo se puede evitar que una alerta se convierta en una devolución de cargo?
Triage ayuda con las disputas ya existentes. El siguiente paso es actuar antes, mientras la alerta sigue abierta y un reembolso aún puede evitar una devolución formal.
Tras recibir una alerta, los vendedores que no dispongan de un plazo concreto pueden perder la mejor oportunidad para realizar el reembolso. La alerta se convierte entonces en una devolución formal, lo que supone el coste del importe de la venta más gastos de gestión adicionales. Shoplazza Payments coloca la información de la alerta y la cuenta atrás al principio de la lista de disputas, para que puedas intervenir antes de que se produzca una devolución.
- Contadores regresivos visibles. Cada fila de la lista de disputas muestra el tiempo restante, con precisión de minutos. Los plazos inferiores a 6 horas aparecen en rojo, los de entre 6 y 24 horas, en naranja, y los vencidos muestran la indicación «Vencido». Los filtros admiten los mismos niveles, por lo que puedes realizar el reembolso antes de que se genere formalmente una devolución.
- Un panel de control con etiquetas de alerta. En la parte superior de la página de disputas aparece un panel de control global con el número de disputas pendientes, cerradas y el total. Puedes ver tu posición de riesgo general y localizar rápidamente las disputas que requieren una acción urgente.
- Resolución inteligente de disputas (SDR). La SDR integra Verifi RDR de Visa y Ethoca de Mastercard, e interviene antes de que se cree formalmente una disputa. Verifi RDR permite a los comerciantes preestablecer reglas para que las disputas que cumplan los requisitos se reembolsen automáticamente. Ethoca envía alertas en tiempo real, de modo que los vendedores se enteran de un riesgo antes de que se presente una disputa y pueden decidir si intervenir. Utilizadas conjuntamente, ambas herramientas ayudan a detener el riesgo antes de que se convierta en una devolución de cargo.
Las cuentas atrás y la intervención basada en alertas hacen que la gestión de las devoluciones pase de una comprobación a posteriori a una actuación temprana. Para los vendedores con varias tiendas, esto reduce el riesgo de comisiones y de pérdidas por ventas no realizadas debido al incumplimiento de plazos, y agiliza la gestión de riesgos durante la temporada alta.
¿Cómo se pueden consultar los fondos por divisa en varias tiendas?
Las disputas suponen la mitad de la carga de trabajo administrativo. La otra mitad consiste en saber cuánto dinero hay en cada divisa y en cada tienda, especialmente a final de mes.
Los vendedores que operan en varios sitios web suelen tener fondos en cuentas en USD, EUR, GBP y otras divisas. Antes, el personal de finanzas tenía que cambiar de cuenta y de página para comprobar cada divisa manualmente, y el recuento y la conciliación a final de mes suponían un gran esfuerzo. Shoplazza Payments ofrece ahora una visión general más clara de los fondos, de modo que se puede rastrear cada importe.
- Fichas de divisas independientes. La página de resumen de fondos muestra el saldo total de cada divisa, como USD, EUR y GBP, en su propia ficha. Haz clic en una divisa para acceder a los detalles del saldo de todas las tiendas que operan en esa divisa. En la columna de acciones de la lista de tiendas, puedes ver y descargar el informe de conciliación de esa tienda.
- Búsqueda y ordenación. La lista de fondos permite realizar búsquedas por ID de tienda, ID de comerciante, dominio de la tienda y nombre de la tienda. Se puede ordenar por saldo total, saldo disponible, saldo en tránsito o reserva, lo que agiliza el recuento de activos entre tiendas.
Un control más claro de los pagos facilita el crecimiento de las cadenas de tiendas
Para los vendedores que gestionan una red de tiendas, la competencia ya no depende únicamente del tráfico y de los productos más vendidos. La eficiencia con la que se mueve el dinero y la rapidez con la que se responde a las alertas de riesgo son igual de importantes.
Shoplazza Payments convierte una gran cantidad de datos pasivos en una visión estructurada, gracias a sus funciones de gestión de fondos y disputas. Los fondos se presentan de forma estructurada y las disputas se revisan por orden de prioridad. Esto ofrece a los vendedores una visión más eficiente de su negocio y favorece una expansión constante. El objetivo es sencillo: dejar que el sistema se encargue de la clasificación y que los vendedores tengan una clara sensación de control. Shoplazza Payments seguirá colaborando con los comerciantes transfronterizos a medida que crezcan sus negocios con múltiples tiendas.
Preguntas frecuentes sobre la solución de disputas de pago para tiendas múltiples
P1: ¿Deberían los vendedores con varias tiendas utilizar una cuenta de pago por tienda o gestionarlo todo de forma conjunta?
Depende de cómo esté estructurado tu negocio. Si tus tiendas atienden a mercados diferentes o operan bajo entidades empresariales distintas, abrir cuentas por entidad suele facilitar el cumplimiento normativo, la conciliación y la gestión fiscal. Si varias tiendas comparten una misma entidad, puedes gestionarlas bajo una única cuenta de Shoplazza Payments. El resumen de fondos muestra los saldos por divisa y por tienda, por lo que la conciliación de fin de mes no requiere cambiar de un sistema a otro.
P2: ¿Qué puedo hacer cuando la tasa de devoluciones aumenta en temporada alta? ¿Puedo intervenir antes de que se produzca una devolución?
Sí. Normalmente aparece una ventana de alerta antes de que se genere una devolución, y la clave está en realizar el reembolso dentro de ese plazo. Shoplazza Payments integra Verifi RDR de Visa y Ethoca de Mastercard. Verifi RDR permite a los comerciantes preconfigurar reglas para que las disputas que cumplan los requisitos se reembolsen automáticamente, y Ethoca envía alertas en tiempo real para que puedas valorar si intervenir antes de que se presente una disputa. Juntas, ayudan a evitar muchos riesgos de devolución antes de que se produzcan.
P3: ¿Cómo puedo reducir las pérdidas por conversión de divisas cuando cobro y liquidó en varias divisas?
La estrategia principal consiste en cobrar y liquidar en la divisa original siempre que sea posible, de modo que los fondos no pasen por múltiples conversiones que generen pérdidas por el tipo de cambio. Shoplazza Payments admite la gestión de cuentas independientes para las principales divisas, como el USD, el EUR y la GBP. El saldo, los fondos en tránsito y el saldo disponible de cada divisa se muestran por separado en la página de resumen. De este modo, el departamento financiero puede decidir cuándo realizar la conversión en función de la evolución del tipo de cambio, en lugar de esperar a que el sistema lo haga todo automáticamente.
P4: ¿Cómo puede un equipo pequeño de una o dos personas gestionar un gran número de reclamaciones?
La clave está en establecer prioridades. Con un equipo pequeño, el mayor riesgo es no saber qué caso tratar primero, por lo que un caso urgente puede quedar sepultado entre los rutinarios y se pase su plazo. La lista de disputas de Shoplazza Payments marca los casos en rojo o naranja según el tiempo restante y, por defecto, coloca los más urgentes en la parte superior. También puedes filtrar por niveles, como «Vence en 1 día» y «Vence en 3 días». Incluso un equipo de una o dos personas puede identificar los casos que deben resolverse hoy mismo, ya que es el sistema el que se encarga de la clasificación en lugar de tener que hacerlo manualmente.
P5: ¿Cómo gestiono el riesgo de cumplimiento normativo al cobrar pagos transfronterizos, teniendo en cuenta que los mercados tienen requisitos diferentes?
Los requisitos para la entidad cobradora, los flujos de fondos y el cumplimiento normativo en materia de datos varían según el mercado. La UE, el Reino Unido y EE. UU. suelen tener requisitos locales más estrictos en cuanto a los datos de pago. Es recomendable elegir una entidad empresarial que se adapte a tu mercado objetivo a la hora de abrir una cuenta. Shoplazza Payments admite la apertura de cuentas para entidades en Hong Kong (China), EE. UU., Canadá, el Reino Unido, Francia y otros países y regiones. Para la configuración exacta del cumplimiento normativo, consulta a un asesor especializado en función de tu negocio concreto, de modo que una elección inadecuada de la entidad no interrumpa tu proceso de cobro de pagos.
