Musim persediaan dan promosi kuartal ke-4 sudah dekat, dan bagi penjual yang mengelola puluhan toko, tekanan tidak hanya dirasakan di bagian depan toko, tetapi juga di bagian administrasi. Pesanan melonjak, sengketa menumpuk, dan saldo tersimpan dalam beberapa mata uang sekaligus. Pengelolaan pembayaran multi-toko pada dasarnya bermuara pada dua pertanyaan: sengketa mana yang harus Anda tangani terlebih dahulu, dan di mana uang Anda saat ini? Panduan ini membahas bagaimana Shoplazza Payments membantu mengatasi kedua hal tersebut, melalui penyortiran sengketa berdasarkan tingkat urgensi, pencegahan chargeback sejak dini, dan kartu terpisah untuk setiap mata uang.
Mengapa musim puncak membebani pembayaran di berbagai toko?
Musim puncak meningkatkan volume pesanan di bagian depan toko, tetapi juga menambah beban kerja di baliknya. Tim keuangan dan risiko cenderung menghadapi dua masalah utama.
- Dana sulit dilacak dengan jelas. Seiring bertambahnya jumlah toko, saldo dalam berbagai mata uang harus diperiksa satu per satu. Penghitungan dan rekonsiliasi akhir bulan membutuhkan banyak usaha, karena setiap mata uang harus dihitung secara terpisah.
- Sengketa tidak memiliki prioritas yang jelas. Sengketa chargeback dari setiap toko menumpuk dalam satu daftar, tanpa urutan tertentu dan tanpa pengingat tenggat waktu. Staf kesulitan mengidentifikasi kasus yang paling mendesak, dan tenggat waktu yang terlewat dapat berarti kekalahan dalam sengketa secara otomatis, beserta hilangnya nilai penjualan dan biaya yang terkait.
Pada musim puncak, kecepatan penyelesaian di bagian back-end dan respons risiko secara langsung memengaruhi seberapa stabil bisnis multi-toko tersebut. Shoplazza Payments menawarkan alat terpusat untuk dana dan sengketa di seluruh toko, sehingga tim keuangan dan risiko dapat menghitung dana dan menangani risiko dengan lebih sedikit pekerjaan manual.
Bagaimana cara Anda memprioritaskan sengketa berdasarkan tingkat urgensi di seluruh toko e-commerce online Anda?
Ketika sejumlah besar sengketa terbuka terdaftar dalam satu daftar, tantangan pertama adalah memutuskan mana yang harus ditangani terlebih dahulu. Shoplazza Payments menambahkan pengelompokan status dan prioritas berdasarkan tingkat urgensi ke dalam manajemen sengketa.
Dalam pengaturan multi-toko, daftar sengketa sering kali berisi sejumlah besar pesanan yang tertunda. Staf risiko dan operasional akhirnya harus memeriksa tanggal jatuh tempo secara manual, dan sangat mudah untuk melewatkan satu pesanan. Penyortiran menggantikan pemeriksaan manual tersebut dengan tiga fitur:
- Label tingkat urgensi tiga warna. Sengketa ditandai dengan warna merah, oranye, atau abu-abu berdasarkan waktu yang tersisa untuk merespons. Sengketa yang tertunda secara default diurutkan dengan yang paling mendesak di bagian atas, sehingga warna menunjukkan prioritas sekilas.
- Filter tanggal jatuh tempo. Anda dapat menyaring berdasarkan “Jatuh tempo dalam 1 hari,” “Jatuh tempo dalam 3 hari,” “Jatuh tempo dalam 7 hari,” “Jatuh tempo lebih dari 7 hari,” dan “Sudah lewat jatuh tempo.” Staf risiko dan operasional dapat menampilkan kasus-kasus yang perlu ditindaklanjuti terlebih dahulu.
- Satu tampilan untuk setiap toko. Anda dapat meninjau dan menangani sengketa dari semua toko dalam satu halaman. Daftar tersebut berubah dari sekumpulan data menjadi daftar yang tersusun sendiri berdasarkan status dan tingkat urgensi.
Bagaimana cara mencegah peringatan berubah menjadi chargeback?
Triage membantu menangani sengketa yang sudah ada. Langkah selanjutnya adalah bertindak lebih awal, saat peringatan masih terbuka dan pengembalian dana masih dapat mencegah chargeback formal.
Setelah peringatan masuk, penjual yang tidak memiliki batas waktu yang pasti bisa melewatkan waktu terbaik untuk memberikan pengembalian dana. Peringatan tersebut kemudian berubah menjadi chargeback resmi, yang menimbulkan biaya sebesar nilai penjualan ditambah biaya penanganan tambahan. Shoplazza Payments menempatkan informasi peringatan dan hitungan mundur di bagian depan daftar sengketa, sehingga Anda dapat bertindak sebelum chargeback terjadi.
- Hitung mundur yang terlihat. Setiap baris dalam daftar sengketa menampilkan waktu yang tersisa, hingga hitungan menit. Waktu di bawah 6 jam ditampilkan dengan warna merah, 6 hingga 24 jam ditampilkan dengan warna oranye, dan item yang sudah lewat batas waktu ditampilkan dengan label “Overdue”. Filter juga mendukung tingkatan yang sama, sehingga Anda dapat melakukan pengembalian dana sebelum chargeback secara resmi dibuat.
- Dasbor dengan label peringatan. Bagian atas halaman sengketa menampilkan dasbor global yang menunjukkan jumlah sengketa yang tertunda, telah ditutup, dan total sengketa. Anda dapat melihat posisi risiko secara keseluruhan dan dengan cepat menemukan sengketa yang memerlukan tindakan segera.
- Penyelesaian Sengketa Cerdas (Smart Dispute Resolution/SDR). SDR mengintegrasikan Verifi RDR dari Visa dan Ethoca dari Mastercard, serta bertindak sebelum sengketa secara resmi diajukan. Verifi RDR memungkinkan pedagang menetapkan aturan sebelumnya sehingga sengketa yang memenuhi syarat dikembalikan dananya secara otomatis. Ethoca mengirimkan peringatan secara real-time, sehingga penjual mengetahui adanya risiko sebelum sengketa diajukan dan dapat memutuskan apakah akan mengambil tindakan. Jika digunakan bersama-sama, kedua alat ini membantu mencegah risiko sebelum berubah menjadi chargeback.
Hitung mundur dan intervensi berbasis peringatan mengubah penanganan chargeback dari pemeriksaan setelah kejadian menjadi tindakan dini. Bagi penjual yang memiliki banyak toko, hal ini mengurangi risiko biaya dan kerugian penjualan akibat melewati batas waktu, serta mempercepat penanganan risiko selama musim puncak.
Bagaimana cara melihat dana berdasarkan mata uang di berbagai toko?
Sengketa merupakan setengah dari beban kerja bagian administrasi. Setengah lainnya adalah mengetahui berapa banyak uang yang ada dalam mata uang apa dan di toko mana, terutama pada akhir bulan.
Penjual yang beroperasi di beberapa situs web sering kali menyimpan dana dalam akun mata uang USD, EUR, GBP, dan mata uang lainnya. Di masa lalu, staf keuangan harus berpindah-pindah antara akun dan halaman untuk memeriksa setiap mata uang secara manual, dan proses penghitungan serta rekonsiliasi akhir bulan memakan banyak waktu dan tenaga. Shoplazza Payments kini memberikan gambaran dana yang lebih jelas, sehingga setiap jumlah dapat dilacak.
- Kartu mata uang terpisah. Halaman gambaran umum dana menampilkan saldo total untuk setiap mata uang, seperti USD, EUR, dan GBP, pada kartunya masing-masing. Klik mata uang untuk beralih ke detail saldo semua toko yang menggunakan mata uang tersebut. Di kolom tindakan pada daftar toko, Anda dapat melihat dan mengunduh laporan rekonsiliasi toko tersebut.
- Pencarian dan penyortiran. Daftar dana mendukung pencarian berdasarkan ID toko, ID pedagang, domain toko, dan nama toko. Anda dapat menyortir berdasarkan saldo total, saldo tersedia, saldo dalam proses, atau cadangan, yang mempercepat proses penghitungan aset di seluruh toko.
Kontrol pembayaran yang lebih jelas mendukung pertumbuhan multi-toko
Bagi penjual yang mengelola jaringan toko, persaingan kini tidak hanya bergantung pada lalu lintas pengunjung dan produk terlaris. Seberapa efisien pergerakan dana dan seberapa cepat peringatan risiko ditanggapi sama pentingnya.
Shoplazza Payments mengubah tumpukan data pasif menjadi tampilan terstruktur, melalui fitur pengelolaan dana dan sengketa. Dana ditampilkan secara terstruktur, dan sengketa diperiksa berdasarkan urutan prioritas. Hal ini memberikan penjual pandangan yang lebih efisien terhadap bisnis mereka dan mendukung ekspansi yang stabil. Tujuannya sederhana: biarkan sistem yang melakukan penyortiran, dan berikan penjual rasa kontrol yang jelas. Shoplazza Payments akan terus bekerja sama dengan pedagang lintas batas seiring pertumbuhan bisnis multi-toko mereka.
Pertanyaan yang sering diajukan tentang solusi sengketa pembayaran untuk bisnis multi-toko
Pertanyaan 1: Haruskah penjual multi-toko menggunakan satu akun pembayaran per toko, atau mengelola semuanya secara terpusat?
Hal ini tergantung pada bagaimana bisnis Anda terstruktur. Jika toko-toko Anda melayani pasar yang berbeda atau dijalankan di bawah entitas bisnis yang berbeda, membuka akun per entitas biasanya memudahkan kepatuhan, rekonsiliasi, dan penanganan pajak. Jika beberapa toko berada di bawah satu entitas, Anda dapat mengelolanya melalui satu akun Shoplazza Payments. Ringkasan dana menampilkan saldo berdasarkan mata uang dan per toko, sehingga rekonsiliasi akhir bulan tidak memerlukan perpindahan antar sistem.
Q2: Apa yang bisa saya lakukan ketika tingkat chargeback meningkat pada musim puncak, dan apakah saya bisa bertindak sebelum chargeback terjadi?
Ya. Biasanya akan muncul jendela peringatan sebelum chargeback terbentuk, dan kuncinya adalah melakukan pengembalian dana dalam jendela waktu tersebut. Shoplazza Payments terintegrasi dengan Verifi RDR dari Visa dan Ethoca dari Mastercard. Verifi RDR memungkinkan pedagang menetapkan aturan sebelumnya sehingga sengketa yang memenuhi syarat dikembalikan secara otomatis, dan Ethoca mengirimkan peringatan real-time sehingga Anda dapat menilai apakah perlu bertindak sebelum sengketa diajukan. Bersama-sama, keduanya membantu mencegah banyak risiko chargeback sebelum terjadi.
Q3: Bagaimana cara mengurangi kerugian konversi mata uang saat saya menerima pembayaran dan melakukan penyelesaian dalam beberapa mata uang?
Pendekatan utamanya adalah mengumpulkan dan melakukan penyelesaian dalam mata uang asli sejauh mungkin, sehingga dana tidak melalui konversi berulang yang menambah kerugian akibat fluktuasi nilai tukar. Shoplazza Payments mendukung pengelolaan rekening terpisah untuk mata uang utama seperti USD, EUR, dan GBP. Saldo, dana dalam proses, dan saldo tersedia untuk setiap mata uang ditampilkan secara terpisah di halaman ikhtisar. Bagian keuangan kemudian dapat memutuskan kapan harus melakukan konversi berdasarkan waktu nilai tukar, alih-alih menunggu sistem mengonversi semuanya.
Q4: Bagaimana tim kecil yang terdiri dari satu atau dua orang dapat menangani sejumlah besar sengketa?
Prioritas adalah kuncinya. Dengan tim kecil, risiko terbesar adalah tidak mengetahui kasus mana yang harus ditangani terlebih dahulu, sehingga kasus mendesak terabaikan di antara kasus rutin dan batas waktunya terlewat. Daftar sengketa Shoplazza Payments menandai kasus dengan warna merah atau oranye berdasarkan waktu yang tersisa dan menempatkan kasus paling mendesak di bagian atas secara default. Anda juga dapat menyaring berdasarkan tingkatan seperti “Jatuh tempo dalam 1 hari” dan “Jatuh tempo dalam 3 hari.” Bahkan tim yang terdiri dari satu atau dua orang pun dapat menemukan kasus-kasus yang harus ditangani hari ini, dengan sistem yang melakukan penyortiran alih-alih pemeriksaan manual.
Q5: Bagaimana cara mengelola risiko kepatuhan saat mengumpulkan pembayaran lintas batas, mengingat setiap pasar memiliki persyaratan yang berbeda?
Persyaratan bagi entitas penerima, aliran dana, dan kepatuhan data memang berbeda-beda di setiap pasar. Uni Eropa, Inggris, dan AS cenderung memiliki persyaratan lokal yang lebih ketat terkait data pembayaran. Oleh karena itu, sebaiknya pilih entitas bisnis yang sesuai dengan pasar sasaran Anda saat membuka akun. Shoplazza Payments mendukung pembukaan rekening untuk entitas di Hong Kong (Tiongkok), AS, Kanada, Inggris, Prancis, serta negara dan wilayah lainnya. Untuk pengaturan kepatuhan yang tepat, silakan berkonsultasi dengan penasihat khusus berdasarkan bisnis Anda yang sebenarnya, sehingga pilihan entitas yang tidak sesuai tidak mengganggu proses penagihan pembayaran Anda.
