Сезон пополнения запасов и промоакций в 4-м квартале подходит к концу, и для продавцов, управляющих десятками магазинов, нагрузка ложится как на бэк-офис, так и на торговую площадку. Количество заказов резко возрастает, накапливаются споры, а остатки средств хранятся сразу в нескольких валютах. Управление платежами в сети магазинов сводится к двум вопросам: какой спор следует решить в первую очередь и где находятся ваши деньги в данный момент? В этом руководстве рассказывается, как Shoplazza Payments помогает решить обе эти задачи благодаря сортировке споров по степени срочности, раннему предотвращению возвратных платежей и использованию отдельной карты для каждой валюты.
Почему пиковый сезон создает нагрузку на систему платежей в нескольких магазинах?
Пиковый сезон увеличивает объем заказов в магазине, но также увеличивает объем работы за его кулисами. Финансовые и риск-команды, как правило, в первую очередь сталкиваются с двумя проблемами.
- Сложно получить четкое представление о средствах. По мере роста количества магазинов остатки в разных валютах приходится проверять по одному. Подсчет и сверка данных в конце месяца требуют больших затрат труда, поскольку данные по каждой валюте приходится собирать отдельно.
- У споров нет четкой приоритезации. Споры по возвратным платежам из всех магазинов накапливаются в одном списке без установленного порядка и напоминаний о сроках. Сотрудникам сложно выявить наиболее срочные случаи, а пропущенный срок может означать проигрыш спора по умолчанию, а вместе с ним — потерю суммы продажи и комиссий.
В пиковый сезон скорость обработки данных на бэк-энде и реагирования на риски напрямую влияет на стабильность бизнеса с несколькими магазинами. Shoplazza Payments предлагает централизованные инструменты для управления средствами и спорами по всем магазинам, благодаря чему финансовые и риск-команды могут проводить подсчет средств и управлять рисками с меньшими затратами ручного труда.
Как сортировать споры по степени срочности во всех ваших интернет-магазинах?
Когда в одном списке накапливается большое количество открытых споров, первая задача — решить, какой из них рассмотреть в первую очередь. Shoplazza Payments добавляет в систему управления спорами группировку по статусам и классификацию по степени срочности.
В системе с несколькими магазинами список споров часто содержит большое количество заказов, ожидающих решения. Сотрудники отделов рисков и операционной деятельности вынуждены вручную проверять сроки исполнения, и легко пропустить какой-то из них. Функция сортировки по срочности заменяет эту ручную проверку тремя возможностями:
- Трехцветные метки срочности. Споры помечаются красным, оранжевым или серым цветом в зависимости от оставшегося времени на ответ. Неурегулированные споры по умолчанию сортируются так, что самые срочные находятся вверху, поэтому цвет позволяет сразу определить приоритет.
- Фильтры по срокам. Вы можете фильтровать по критериям «Срок в течение 1 дня», «Срок в течение 3 дней», «Срок в течение 7 дней», «Срок более 7 дней» и «Просрочено». Сотрудники отделов рисков и операционной деятельности могут выводить на экран те дела, которые требуют первоочередного внимания.
- Единый обзор для всех магазинов. Вы можете просматривать и обрабатывать споры из всех магазинов на одной странице. Список превращается из нагромождения данных в структурированный перечень, отсортированный по статусу и срочности.
Как не допустить, чтобы оповещение превратилось в возврат платежа?
Функция «Триаж» помогает с уже возникшими спорами. Следующий шаг — действовать раньше, пока уведомление ещё открыто и возврат средств ещё может предотвратить официальный возврат платежа.
После поступления уведомления продавцы, не знающие точного срока, могут упустить оптимальный момент для возврата средств. В результате уведомление превращается в официальный возврат средств, который обходится в сумму продажи плюс дополнительные расходы на обработку. Shoplazza Payments выводит информацию об уведомлениях и обратный отсчет в начало списка споров, чтобы вы могли вмешаться до того, как сформируется возврат средств.
- Видимые обратные отсчёты. В каждой строке списка споров отображается оставшееся время с точностью до минуты. Сроки менее 6 часов отображаются красным цветом, от 6 до 24 часов — оранжевым, а просроченные позиции помечаются как «Просрочено». Фильтры поддерживают те же уровни, поэтому вы можете произвести возврат средств до того, как возврат средств будет официально инициирован.
- Панель мониторинга с метками оповещений. В верхней части страницы споров отображается общая панель мониторинга с количеством ожидающих, закрытых и всех споров. Вы можете увидеть свою общую позицию по рискам и быстро найти споры, требующие срочных действий.
- Система интеллектуального урегулирования споров (SDR). SDR объединяет Verifi RDR от Visa и Ethoca от Mastercard и запускается до того, как спор будет официально зарегистрирован. Verifi RDR позволяет продавцам заранее настроить правила, благодаря которым по соответствующим критериям споры возмещаются автоматически. Ethoca отправляет оповещения в режиме реального времени, благодаря чему продавцы узнают о риске до подачи спора и могут принять решение о необходимости вмешательства. В совокупности эти два инструмента помогают предотвратить риск до того, как он приведет к возвратной оплате.
Обратный отсчёт и вмешательство на основе оповещений позволяют перейти от обработки возвратных платежей в режиме проверки «после факта» к принятию мер на ранней стадии. Для продавцов, владеющих несколькими магазинами, это снижает риск комиссий и потерь от пропущенных сроков, а также ускоряет работу с рисками в пиковый сезон.
Как просматривать средства по валютам в нескольких магазинах?
Споры составляют половину рабочей нагрузки бэк-офиса. Другая половина — это отслеживание того, сколько денег находится в какой валюте и в каком магазине, особенно в конце месяца.
Продавцы, работающие на нескольких сайтах, часто хранят средства на счетах в долларах США, евро, фунтах стерлингов и других валютах. Раньше сотрудникам финансового отдела приходилось переключаться между счетами и страницами, чтобы вручную проверять каждую валюту, а подсчет и сверка в конце месяца требовали больших затрат труда. Теперь Shoplazza Payments предоставляет более наглядный обзор средств, благодаря чему можно отследить каждую сумму.
- Отдельные карточки валют. На странице обзора средств общий баланс по каждой валюте, например в долларах США, евро и фунтах стерлингов, отображается на отдельной карточке. Нажмите на валюту, чтобы перейти к подробной информации о балансе всех магазинов, использующих эту валюту. В столбце «Действия» списка магазинов можно просмотреть и скачать отчет о сверке по данному магазину.
- Поиск и сортировка. Список средств поддерживает поиск по ID магазина, ID продавца, домену магазина и названию магазина. Вы можете сортировать по общему балансу, доступному балансу, балансу в процессе перевода или резерву, что ускоряет подсчёт активов по всем магазинам.
Более четкий контроль над платежами способствует развитию сети магазинов
Для продавцов, управляющих сетью магазинов, конкуренция теперь зависит не только от трафика и бестселлеров. Не менее важны эффективность движения денежных средств и оперативность реагирования на предупреждения о рисках.
Shoplazza Payments превращает массив пассивных данных в структурированную картину благодаря функциям управления средствами и спорами. Средства представлены в структурированном виде, а споры проверяются в порядке приоритета. Это дает продавцам более эффективный обзор своего бизнеса и способствует стабильному расширению. Цель проста: позволить системе заниматься сортировкой, а продавцам — сохранять четкое ощущение контроля. Shoplazza Payments будет продолжать сотрудничать с международными продавцами по мере роста их сетей магазинов.
Часто задаваемые вопросы о решении споров по платежам для сетей магазинов
Вопрос 1: Должны ли продавцы, владеющие несколькими магазинами, использовать по одному платежному счету на каждый магазин или управлять всем единым блоком?
Это зависит от структуры вашего бизнеса. Если ваши магазины обслуживают разные рынки или работают в рамках разных юридических лиц, открытие счетов по каждому юридическому лицу обычно упрощает соблюдение нормативных требований, сверку данных и учет налогов. Если несколько магазинов входят в состав одного юридического лица, вы можете управлять ими через единый счет Shoplazza Payments. В обзоре средств отображаются остатки по валютам и по магазинам, поэтому для проведения сверки в конце месяца не требуется переключаться между системами.
Вопрос 2: Что можно сделать, если в пиковый сезон уровень возвратных платежей растет, и можно ли вмешаться до того, как возникнет возвратный платеж?
Да. Обычно перед формированием чарджбэка появляется окно с предупреждением, и главное — произвести возврат средств в течение этого периода. Shoplazza Payments интегрирована с Verifi RDR от Visa и Ethoca от Mastercard. Verifi RDR позволяет продавцам заранее настроить правила, благодаря которым соответствующие споры возмещаются автоматически, а Ethoca отправляет оповещения в режиме реального времени, чтобы вы могли принять решение о необходимости вмешательства до подачи спора. Вместе эти решения помогают предотвратить многие риски возникновения чарджбэков ещё до их появления.
Вопрос 3: Как уменьшить потери от конвертации валют при приеме платежей и расчетах в нескольких валютах?
Основной подход заключается в том, чтобы, по возможности, принимать платежи и проводить расчеты в исходной валюте, чтобы средства не проходили через многократные конвертации, которые приводят к потерям на курсовой разнице. Shoplazza Payments поддерживает отдельное управление счетами для основных валют, таких как доллар США (USD), евро (EUR) и фунт стерлингов (GBP). Остаток, средства в пути и доступный баланс по каждой валюте отображаются отдельно на странице обзора. Финансовый отдел может тогда решать, когда проводить конвертацию, исходя из динамики курсов, а не ждать, пока система конвертирует все средства.
Вопрос 4: Как небольшая команда из одного-двух человек может справляться с большим количеством споров?
Ключом к решению является расстановка приоритетов. При небольшом штате главный риск заключается в том, что сотрудники не знают, какой случай рассматривать в первую очередь, в результате чего срочный случай теряется среди рутинных, и срок его рассмотрения истекает. Список споров Shoplazza Payments помечает случаи красным или оранжевым цветом в зависимости от оставшегося времени и по умолчанию выводит самые срочные в начало списка. Вы также можете фильтровать дела по уровням приоритета, таким как «Срок в течение 1 дня» и «Срок в течение 3 дней». Даже команда из одного или двух человек сможет найти дела, которые необходимо обработать сегодня, при этом сортировку по приоритетам выполняет система, а не сотрудники вручную.
Вопрос 5: Как управлять рисками несоблюдения нормативных требований при сборе платежей за рубежом, учитывая, что на разных рынках действуют разные требования?
Требования к организации-получателю, движению средств и соответствию данных действительно различаются в зависимости от рынка. В ЕС, Великобритании и США, как правило, действуют более строгие местные требования к платежным данным. При открытии счета целесообразно выбрать юридическое лицо, подходящее для вашего целевого рынка. Shoplazza Payments поддерживает открытие счетов для юридических лиц в Гонконге (Китай), США, Канаде, Великобритании, Франции и других странах и регионах. Чтобы точно настроить соответствие нормативным требованиям, проконсультируйтесь со специалистом с учетом особенностей вашего бизнеса, чтобы неподходящий выбор юридического лица не прервал процесс сбора платежей.
